Automatize tarefas de escritório usando modelos prontos do OpenOffice.org

Quando se fala de suíte de aplicativos livres para escritório, o OpenOffice.org costuma ser a primeira opção devido à sua maturidade e o grande número de formatos suportados. Por ser livre, o OpenOffice.org ganha colaboração em peso da comunidade, que além de ajudar no desenvolvimento do programa também está disposta a criar e compartilhar “acessórios” para a suíte. No site do BrOffice, a versão nacional do OpenOffice.org, é possível encontrar vários modelos prontos, alguns são essenciais para o uso no escritório. Nosso foco nesse artigo será o OpenOffice.org Calc, a planilha eletrônica da suíte.

Modelos

Orçamento – Ideal para aqueles que prestam serviços e que emitem orçamentos constantemente. Basta preencher uma pequena lista de serviços com seus respectivos preços e outra lista com as taxas de juros para as diferentes condições de pagamento. Ao preencher cada orçamento basta colocar o código daquele serviço. Então é calculado o valor total do orçamento e os valores nas diversas formas de pagamento.

Validação de CPF e CNPJ – Todo cadastro de cliente que se preze, contém o código de identificação do contribuinte pessoa física (CPF), ou jurídica (CNPJ). Para garantir que o número digitado é correto, calcule o dígito usando a função da planilha Validação de CPF e CNPJ. A operação é banal, digite o número e a planilha dirá se é verdadeiro ou falso. Depois, inclua a opção de não permitir a manutenção de números falsos. Pronto.

Valor por extenso – Como fazer um recibo com o valor por extenso, gerado automaticamente? Use a planilha Valor por Extenso. Além da planilha com a macro necessária para o extenso, vem um tutorial explicando como usar e um arquivo de exemplo. A escrita dos valores segue as especificações da gramática. Não colocando vírgulas para separar os grupos de numerais, mas apenas espaços.

Documento de Atualização de Dados do Trabalhador – Modelo para emissão de DATCAIXAFGTS (Documento de Atualização de Dados do Trabalhador) PIS. Junto à Caixa Econômica Federal. Tratasse de um atualizador de informações inconsistentes no cadastro de PIS do trabalhador.

Documento de Cadastro do Trabalhador no PIS – Modelo de emissão de DCTPIS (Documento de Cadastro do Trabalhador no PIS – Programa de Integração Social) Junto à Caixa Econômica Federal.

Controle de Extintores – Os extintores de incêndio são obrigatórios, mas mantê-los em perfeito funcionamento e de acordo com as normas dá trabalho. A planilha Controle de Extintores resolve a questão. Você mantém o controle de recarga e de teste hidrostático ao alcance da mão e da fiscalização. Além disso, sabe a localização de cada um dos cilindros.

Planilha de Custos – Planilha para cálculo do preço de venda dos produtos na indústria. Preenchida com dados exemplo, para um melhor entendimento do seu funcionamento.

Diagrama de Gantt – O Diagrama de Gantt ajuda a controlar um projeto em andamento. A planilha traz recursos básicos: marcar as datas de início e fim previstas e os responsáveis para cada tarefa. Baseada nisso, ela desenha as dependências entre as tarefas.

Planejamento Financeiro – Fácil de usar, possui seis campos — Dia, Mês, Caixa, Código, Histórico e Valor — para preencher na planilha Registros. Na planilha Contas, os registros lançados mês a mês são somados em contas de receita e despesas. Há planilhas para gastos no ano, cálculo de aposentadoria, poupança, entre outros. Planilha preenchida com dados exemplo, para facilitar o entendimento do funcionamento.

Esses e outros modelos podem ser encontrados no site oficial do projeto BrOffice.org.